Все документы на предприятии, которые относятся к работникам и деятельности самой кадровой службы – называется кадровой документацией. Она отражает сведения о наёмной рабочей силе, факты принятия и увольнения с работы, регистры рабочего времени, вопросы отпусков, больничных, командировок и мн. др. Такие документы регламентируется кодексом законов Украины о труде и не зависит от вида хозяйственной деятельности компании, а также от числа сотрудников. Суть и цель ведения кадровой документации – зафиксировать и прозрачно отображать трудовые отношения работодателя и наёмного работника, что, в свою очередь, гарантирует сотруднику уверенность и постоянство, а работодателю облегчает управление персоналом. Ещё одним плюсом ведения документации является то, что в случае возникновения трудового спора, грамотно оформленная документация всегда решает исход дела в пользу работодателя.
Предлагаем перечень документов, являющийся обязательным на каждом предприятии:
- штатное расписание (документ, содержащий список всех должностей, информацию о количестве штатных единиц, должностных окладах, различных надбавках к заработной плате, а также месячный фонд заработный платы);
- регламент внутреннего трудового распорядка (документы, которые определяют организацию работы в компании, функции сотрудников и руководства, режим работы и пр.);
В свою очередь, правила внутреннего распорядка на каждом предприятии могут составляться произвольно, конкретных предписаний на этот счёт в законодательстве не указано и, кроме основных правил, могут содержать дополнительные, которые руководитель считает нужным довести до сведения своих сотрудников, такие как, порядок поощрения или, наоборот, порядок взысканий и штрафов.
- должностные инструкции (документы, которые определяют организационно-правовое положение сотрудников и чётко фиксирующие их функции, права и обязанности, трудовые отношения работников с другими работниками, подразделений с другими подразделениями и др.). Должностная инструкция должна сначала быть согласована с руководителем предприятия, подписана начальником отдела (подразделения), согласована с юристом и после этого доводится до ведома сотрудника под расписку.
Если все кадровые документы распределить на группы, то получится две основных, в каждую из которых входит, в свою очередь, свой перечень документов.
Первая группа – распорядительные документы по личному составу, вторая группа – учётные документы по кадрам. Как видно из названия, то первая группа документов – это документы, в которых отражены приказы руководителя, а вторые – внутренние документы, используемые в отделе кадров.
К распорядительным документам относятся следующие приказы или распоряжения руководства:
- о приёме, переводе или увольнении сотрудников;
- о премировании или штрафах;
- об отпусках;
- об изменениях, которые нужно внести в трудовую книжку (смена должности, изменение фамилии и пр.)
Учётные документы (документы по кадрам):
- учётная карточка;
- личное дело;
- алфавитная карточка и алфавитная книга;
- график отпусков;
- книга бланков по учёту трудовых книжек и пр.
Подведя итог, можно сказать, что грамотное ведение кадровой документации гарантирует и сотруднику и руководителю правильно построенные трудовые отношения, от которых каждая сторона останется в выигрыше.
